O documento de arquivo electrónico

Características dos documentos de arquivo electrónicos

Problemas

Documento Tradicional vs. Documento Electrónico

Documentos Nativos vs. Documentos digitalizados

Digitalização

Conceitos Teóricos

• Conceitos chave e vocabulário
• Papel da resolução, bit depth, compressão e qualidade de imagem digitalizada
• Factores que afectam o processo de conversão
• Formatos

Conceitos Técnicos

• Infra-estrutura tecnológica
  - Componentes do Sistema: Scanners. Computador. Sistema de Armazenamento. Rede. Sistema de Visualização. Impressora
  - Cadeia de digitalização

OCR - Reconhecimento Óptico de Caracteres

• Microfilme e Imagem Digitalizada
• Manutenção e Suportes
• Tratamento de Imagem

CASOS PRÁTICOS

Gestão de documentos e processos electrónicos

• Requisitos para a gestão de Documentos Electrónicos
• A concepção e implementação de sistemas de arquivo electrónico
• Sistema de Gestão de Documentos Electrónicos vs. Sistema de Gestão de Arquivo Electrónico
• Instrumentos para a desmaterialização de processos

Gestão digital: factores legais a considerar

• Transferência/substituição de suporte
• Contextos de Aplicação
• Digitalização no Sistema Electrónico de Gestão de Documentos
• Legislação sobre Documentos Electrónicos
• Assinatura Digital

Requisitos dos sistemas de gestão documental

Requisitos do negócio a cumprir pelo sistema de gestão digital

• Como deve estar disponível a documentação
• Possibilidade de impressão: cópia ou não
• Níveis de Segurança dos dados
• Como garantir a rastreabilidade do documento
• Como poder efectuar a auditoria
• Como garantir o controlo de cópias

Requisitos tecnológicos para a selecção do sistema digital

• Que tipo de formatos de documento admite o sistema: formato jpg, tip, word,...
• Como visualizar: texto, imagens, fotografia, vídeo
• Como efectuar a busca e a recuperação de dados: busca por proximidade, campo livre, progressiva, de particular a geral, por campos definidos pelo utilizador, campos externos
• Sistema de segurança e validação. Autorizações de acesso: utilizador, de documento, dos folders de armazenamento da base de dados
• Como validar as alterações de documentos
• Como informar do estado do documento e sua rastreabilidade
• Possibilidades da utilização de mensagens: notificação e aviso de recepção
• Como exportar os documentos

Definição, desenvolvimento e roll-out do arquivo digital

Análise da situação e planificação dos processos de trabalho

• Análise organizacional e definição de processos de negócio
• Identificação de actividades e de fluxos de trabalho
• Identificação e caracterização de documentos produzidos
• Critérios para a selecção dos documentos a digitalizar
• Criação da equipa do projecto
• Atribuição de tempos e recursos
• Definição de actividades
• Fontes e metodologias de recolha de dados
• Informação fornecida por colaboradores
• Observação directa e entrevistas
• Inventário de documentos

Resumo dos dados

• Reorganização documental e definição do modelo de digitalização
• Definição de formulários ou modelos de reconhecimento automático
• Definição das regras de assignação aos grupos de trabalho
• Definição dos workflows associados aos documentos
• Definição dos volumes de documentos a arquivar
• Definição dos grupos de utilizadores e regras de segurança associadas

Modelização

• Requisitos funcionais do sistema de arquivo
• Definição de novos documentos
• Edição de documentos
• Geração de índices
• Definição do modelo de gestão de arquivo Físico e associação ao arquivo Digital
• Pesquisa e apresentação
• Requisitos não funcionais
• Exportação
• Capacidade de infra-estrutura informática
• Acessos e segurança

Controlo, ajustamento e revisão

• Controlo de qualidade
• Análise de desempenho: indicadores
• Reporting Operacional
• Tuning do sistema

Preparação do Roll-out do sistema

• Definição de Plano de formação
  - Por área: Captura e Digitalização. Arquivo Físico. Indexação. Resolução
  - Por tipo de utilizador: Administrador. Equipas de suporte ao sistema. End-user
  - Roll-out faseado por processo / tipo de documento

CASO PRÁTICO

Sistema de Gestão Documental Digital

Dr. Luís Miguel Nunes Corujo - Técnico Superior de Arquivo - DIRECÇÃO-GERAL DE ARQUIVOS

Organização e tratamento do arquivo físico associado ao digital

A organização do arquivo com vista à recuperação da informação: impacto da digitalização na gestão de arquivos

• Definição do tipo de organização
• Identificação dos processos
• Processos em papel vs. processos desmaterializados
• Sistema de gestão documental
• Como recuperar os documentos

Arquivo digital como suporte da gestão documental

• Preparação de documentos
• Critérios de selecção
• Digitalização de documentos
• Classificação de documentos
• Consulta de documentos
• Mecanismos de controlo

Dra. Ana Paula Ramalhete - Directora do Departamento de Informação - BES INVESTIMENTO, S.A.

Tratamento do arquivo físico associado ao arquivo digital

• Avaliação por parte das Organizações de como deverão tratar o seu arquivo
• Como tratar e seleccionar um arquivo físico - processos de selecção
• Como converter um arquivo físico em electrónico
• Avaliação de custos de um arquivo físico
• Avaliação de custos de um arquivo electrónico
• Definição de um Plano de Classificação e Arquivo associado a tempos de guarda
• Facilidade no acesso à informação Como implementar um sistema de gestão documental/arquivo electrónico
• Vantagens da Gestão Documental
• Identificação e Desenho dos Processos a tratar electronicamente
• Definição do Plano de Classificação
• Definição de fluxos de informação - sistemas de workflow
• Definição de políticas de acessibilidade aos documentos / dados - Definição de perfis de utilizadores
• Como deverá ser feita a Administração de um Sistema de Gestão Documental
• Implementação do Projecto de SGD
• Definição de equipas operacionais
• Definição de Fases do Projecto / Implementação
• Definição de metodologias de operação

CASOS PRÁTICOS

Apresentação do Sistema de Gestão de Documentação Electrónica / Gestão do Arquivo Físico

• Apresentação de casos práticos suportados numa aplicação informática
• Como efectuar a desmaterialização de processos

Dra. Marina Peres Pina - Gestora de Projecto - SOMAGUE ENGENHARIA

Os Assistentes serão recebidos no 1º dia às 9.00 h. O evento terá início às 9.15 h. Terminando aproximadamente às 18.30 h.